Το μέλλον του HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο: Πληροφορίες από το βραβευμένο τσεχικό HR

Σύνδεση HR και ηλεκτρονικού εμπορίου

🎤 Petra, έχεις εργαστεί στο HR σε διάφορους κλάδους. Ποιες μοναδικές προκλήσεις βλέπετε στο HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο σε σύγκριση με πιο παραδοσιακούς τομείς;

Το ηλεκτρονικό εμπόριο είναι ένα περιβάλλον με εξαιρετικά γρήγορη δυναμική – αυτό που ισχύει σήμερα μπορεί να είναι ξεπερασμένο αύριο. Είναι ακριβώς αυτή η ταχύτητα και η συνεχής ανάγκη για καινοτομία που τοποθετεί το HR στο ρόλο όχι μόνο ενός επιχειρησιακού αλλά κυρίως ενός στρατηγικού εταίρου. Υπάρχει εδώ και καιρό έλλειψη ταλέντων στην αγορά, όχι μόνο στον τομέα της πληροφορικής ή του ψηφιακού μάρκετινγκ, αλλά και σε άλλους εξειδικευμένους ρόλους που απαιτεί το ηλεκτρονικό εμπόριο. Η ικανότητα γρήγορης ανταπόκρισης είναι καθοριστική – όποιος καταφέρνει να προσαρμόσει ευέλικτα τις διαδικασίες πρόσληψης, να εργαστεί με δεδομένα και να κατανοήσει πραγματικά τα κίνητρα των υποψηφίων κερδίζει ένα προβάδισμα.

Σε σύγκριση με τους παραδοσιακούς τομείς, αντιλαμβάνομαι επίσης ένα διαφορετικό είδος λαθών που κάνουν οι εταιρείες. Λόγω της πίεσης στην απόδοση και την ανάπτυξη, συχνά υποτιμούν τον μακροπρόθεσμο αντίκτυπο του employer branding, την απουσία δομημένων προσλήψεων ή την ασυνεπή επικοινωνία αξιών στους υποψηφίους και εσωτερικά. Σε μια μικρότερη αγορά, όπως η τσεχική, αυτά τα λάθη είναι επίσης πολύ ορατά – και ο αντίκτυπός τους στη φήμη μπορεί να είναι σημαντικός και μακροχρόνιος.

Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, είναι σύνηθες για τις εταιρείες να αντιμετωπίζουν σημαντικές διακυμάνσεις στη ζήτηση – συνήθως κατά τη διάρκεια περιόδων όπως η Black Friday, τα Χριστούγεννα ή κατά τη διάρκεια ειδικών εκστρατειών. Αυτό θέτει απαιτήσεις στην ταχεία κλιμάκωση της ομάδας, συχνά σε βραχυπρόθεσμη λειτουργία συνεργασίας. Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, πρέπει να διαχειριστείτε τόσο την ανάπτυξη της ομάδας όσο και τη συρρίκνωση – γρήγορα, αλλά χωρίς να χάσετε την ποιότητα. Για παράδειγμα, η πλήρωση 800 ρόλων αποθήκης εντός 4 μηνών πριν από τα Χριστούγεννα και ούτω καθεξής.

Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, η διαχείριση των πάντων μέσω αριθμών – πωλήσεις, μετατροπές, περιθώρια – είναι το πρότυπο. Το HR σε αυτό το περιβάλλον πρέπει να μιλάει την ίδια γλώσσα και να βρίσκεται στο ίδιο μήκος κύματος με την υπόλοιπη εταιρεία. Πρέπει να κατανοήσει την επιχείρηση και να αντιληφθεί τον πελάτη.

Ταλέντα κατάλληλα για το ηλεκτρονικό εμπόριο (ειδικά σε τομείς όπως IT, UX, SEO, PPC, analytics) μπορούν να εργαστούν από οπουδήποτε – και πολύ συχνά λαμβάνουν προσφορές και από το εξωτερικό. Αυτό αυξάνει την ανταγωνιστική πίεση στους μισθούς, τις παροχές και τον τρόπο διαχείρισης των ομάδων. Επιχειρήματα όπως “προσφέρουμε μια σταθερή τσεχική εταιρεία” δεν λειτουργούν πλέον με τους υποψηφίους – ανταγωνίζεστε εταιρείες από το Βερολίνο, το Λονδίνο ή τη Λισαβόνα. Σε αυτό, σίγουρα αντιλαμβάνομαι μια δραματική αλλαγή τα τελευταία 3 χρόνια.

🎤

Οι εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου συχνά πρέπει να επεκτείνουν γρήγορα τις ομάδες κατά τη διάρκεια των φάσεων ανάπτυξης. Ποιες στρατηγικές θεωρείτε πιο αποτελεσματικές για τη διατήρηση της εταιρικής κουλτούρας και των ποιοτικών προσλήψεων κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων;

Κατά τη διάρκεια περιόδων ανάπτυξης, όλα επιταχύνονται – προσδοκίες για απόδοση, πρόσληψη και προσαρμογή νέων ανθρώπων. Εάν μια εταιρεία δεν θέλει η κουλτούρα της να «αραιωθεί» με αυτή την ανάπτυξη, πρέπει να είναι εξαιρετικά συνεπής στο ποιος είναι, τι αντιπροσωπεύει και πώς το επικοινωνεί αυτό – όχι μόνο εξωτερικά, αλλά κυρίως εσωτερικά.

Βασική προϋπόθεση είναι να είμαστε σαφείς σχετικά με το είδος της εταιρείας που είμαστε, ποιες είναι οι αξίες μας, τι περιμένουμε και πού κατευθυνόμαστε. Αλλά αυτό δεν μπορεί να είναι απλώς ένα εσωτερικό έγγραφο ή μια σελίδα σε έναν ιστότοπο. Οι αξίες πρέπει να είναι ορατές στην καθημερινή λειτουργία – στον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι λαμβάνουν αποφάσεις, στον τρόπο με τον οποίο μιλάει η ηγεσία, στο τι είναι ανεκτό και, αντίθετα, τι δεν είναι αποδεκτό. Ο μεγαλύτερος αντίκτυπος έρχεται όταν αυτές οι αρχές βιώνονται πραγματικά από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και την ανώτατη διοίκηση – αν δεν δώσουν το παράδειγμα, οποιεσδήποτε πρωτοβουλίες ανθρώπινου δυναμικού χάνουν το νόημά τους.

Στο HR, αυτό σημαίνει συγκεκριμένα ότι η πρόσληψη σέβεται και αντικατοπτρίζει αυτές τις αξίες. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία ενδιαφέρεται για την ικανοποίηση των πελατών, τότε αυτό πρέπει επίσης να είναι εμφανές στην προσέγγιση των υποψηφίων – δηλαδή, μετράω την ικανοποίησή τους, τους δίνω σχόλια, εργάζομαι με σχόλια και αναζητώ ενεργά τρόπους βελτίωσης της εμπειρίας τους. Σε ορισμένες εταιρείες, έχω ορίσει συγκεκριμένα KPI για την ικανοποίηση των υποψηφίων και αν κάποιος στο HR αποτυγχάνει συνεχώς να τα ικανοποιήσει, αυτό σημαίνει ότι δεν είναι το κατάλληλο άτομο για την ομάδα.

Στη φάση ανάπτυξης, ο ρόλος των μεσαίων στελεχών ως φορέων πολιτισμού συχνά υποτιμάται. Ο Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί να δώσει το παράδειγμα, αλλά αν οι αξίες δεν «πιάσουν» στο επίπεδο των επικεφαλής της ομάδας και των διευθυντών, η κουλτούρα θα καταρρεύσει σε μεγαλύτερη κλίμακα.

Η ίδια η στρατολόγηση δεν είναι επιστήμη πυραύλων, αλλά απαιτεί προετοιμασία. Η ποιοτική πρόσληψη είναι ένας συνδυασμός καλά καθορισμένων διαδικασιών και συνειδητής επικοινωνίας – από τη διαφήμιση μέσω της διαδικασίας επιλογής έως την ένταξη. Στη φάση κλιμάκωσης, βρήκα χρήσιμο να προγραμματίσω τις προσλήψεις όχι μόνο αντιδραστικά, αλλά σύμφωνα με προγνωστικά δεδομένα – αύξηση των μετατροπών, πελατειακή βάση κ.λπ. Το HR δεν βρίσκεται τότε στον απόηχο των λειτουργιών, αλλά μπορεί να προετοιμαστεί εκ των προτέρων, και έτσι να χάσει λιγότερη ποιότητα και να εξαντληθεί από συνεχείς αλλαγές.

🎤 Πώς μπορεί το ποιοτικό HR να συμβάλει στην επιτυχία μιας εταιρείας ηλεκτρονικού εμπορίου σε ένα ανταγωνιστικό ψηφιακό περιβάλλον;

Το HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο δεν αφορά μόνο την πρόσληψη ειδικών, αλλά και τη δημιουργία ομάδων που θα είναι σε θέση να αναπτυχθούν και να ανταποκριθούν στις ταχείες αλλαγές της αγοράς, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας σε αυτό το περιβάλλον. Μια αποτελεσματική προσέγγιση HR πρέπει να συνδέεται με τη συνολική στρατηγική της εταιρείας και να κατανοεί ακριβώς πώς μπορεί να υποστηρίξει την επιχείρηση και να επηρεάσει θετικά το PnL.

1. Σύνδεση με επιχειρήσεις: Ο θεμελιώδης πυλώνας του επιτυχημένου HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο είναι η βαθιά κατανόηση της επιχείρησης, που σημαίνει όχι μόνο τη γνώση του προϊόντος αλλά και τη δομή των εσόδων και του κόστους. Εάν το HR κατανοήσει αυτές τις πτυχές, μπορεί να καθορίσει καλύτερα τη μισθολογική πολιτική, τα οφέλη και τις ακριβείς παραμέτρους πρόσληψης. Για παράδειγμα, ο καθορισμός μισθών και δομών μπόνους με βάση την απόδοση της εταιρείας διασφαλίζει ότι οι βασικοί υπάλληλοι έχουν κίνητρο να επιτύχουν τους καθορισμένους στόχους. Έτσι, το HR συμβάλλει στη διατήρηση του προϋπολογισμού και αποτρέπει την υπερφόρτωση των οικονομικών της εταιρείας, εξοικονομώντας όχι μόνο κόστος αλλά και χρόνο.
2. Ποιοτικές προσλήψεις και επιλογή ταλέντων: Ο υψηλός ανταγωνισμός στην αγορά ταλέντων, ιδίως στο ηλεκτρονικό εμπόριο, σημαίνει ότι το HR πρέπει όχι μόνο να ανταποκρίνεται γρήγορα αλλά και να εντοπίζει αποτελεσματικά τους κατάλληλους υποψηφίους. Για παράδειγμα, οι εξατομικευμένες προσφορές παροχών και τα ισορροπημένα κίνητρα με βάση τις ατομικές ανάγκες των εργαζομένων μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τις πιθανότητες αποδοχής προσφορών εργασίας και να μειώσουν το ποσοστό ανεπιτυχούς πρόσληψης.
3. Προληπτική επίλυση προβλημάτων στην ομάδα: Το HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο δεν αφορά μόνο τις προσλήψεις, αλλά και τη μακροπρόθεσμη φροντίδα της ομάδας. Η προληπτική παρακολούθηση της ικανοποίησης των εργαζομένων, η γρήγορη επίλυση συγκρούσεων, η παροχή κατάρτισης και ανάπτυξης βοηθά τις εταιρείες να αποτρέψουν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν με ταχεία ανάπτυξη. Η τακτική αξιολόγηση της απόδοσης και της ικανοποίησης των εργαζομένων μέσω ανατροφοδότησης και μέτρησης (π.χ. NPS) βοηθά στην εξάλειψη πιθανών προβλημάτων, ακόμη και πριν επηρεάσουν την απόδοση της εταιρείας.
4. Ευελιξία και προσαρμογή στις αλλαγές: Στο περιβάλλον του ηλεκτρονικού εμπορίου, τα πράγματα αλλάζουν πολύ γρήγορα. Το HR θα πρέπει να είναι σε θέση να ανταποκρίνεται με ευελιξία στις αλλαγές της στρατηγικής της εταιρείας ή των συνθηκών της αγοράς. Αυτό περιλαμβάνει ευελιξία στον τρόπο εργασίας (π.χ. υβριδικό μοντέλο), το οποίο επιτρέπει στις εταιρείες να προσαρμόζονται στις τρέχουσες ανάγκες των εργαζομένων, βελτιστοποιώντας παράλληλα το κόστος.
5. HR ως συνεργάτης δεδομένων και ανάλυσης: Το HR θα πρέπει να βασίζεται σε αξιόπιστα δεδομένα και αναλύσεις. Η παρακολούθηση του κύκλου εργασιών των εργαζομένων, η ανάλυση των λόγων για τις αποχωρήσεις, η συγκριτική αξιολόγηση των μισθών και η παρακολούθηση της απόδοσης της ομάδας συμβάλλουν στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων που έχουν άμεσο αντίκτυπο στα αποτελέσματα της εταιρείας. Όταν το HR είναι σε θέση να εντοπίσει τις αδυναμίες πριν γίνουν πρόβλημα, εξοικονομεί στην εταιρεία όχι μόνο χρήματα αλλά και σημαντικούς ανθρώπινους πόρους.
6. Αυτοματοποίηση και AI: Η αυτοματοποίηση και η τεχνητή νοημοσύνη μπορούν να εξορθολογίσουν σημαντικά τις διαδικασίες πρόσληψης και άλλες διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Για παράδειγμα, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να ταξινομούν αυτόματα βιογραφικά σημειώματα, να προεπιλέγουν υποψηφίους σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια ή να δημιουργούν εξατομικευμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και μειώνει το κόστος. Χάρη στα δεδομένα, οι ειδικοί HR μπορούν να προβλέψουν καλύτερα την επιτυχία των υποψηφίων και να βελτιστοποιήσουν τη διαδικασία πρόσληψης. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα συμβάλλουν επίσης στη διατήρηση της συνέπειας στη λήψη αποφάσεων και διασφαλίζουν ότι οι επιλεγμένοι υποψήφιοι ταιριάζουν στην εταιρική κουλτούρα.

Όχι μόνο υποστηρίζοντας την ανάπτυξη και τη σταθερότητα της εταιρείας, αλλά και βελτιώνοντας ενεργά την εταιρική κουλτούρα και τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, το HR γίνεται ένας πραγματικός επιχειρηματικός εταίρος και όχι απλώς μια «υποστηρικτική» λειτουργία. Το Quality HR μπορεί να υποστηρίξει την επιτυχία του ηλεκτρονικού εμπορίου εστιάζοντας σε συγκεκριμένα μέτρα που συνδέονται άμεσα με την απόδοση και τους στόχους της εταιρείας.

Τάσεις και καινοτομίες στο HR

🎤 Πώς αλλάζει η τεχνητή νοημοσύνη τις πρακτικές προσλήψεων, ειδικά σε θέσεις ψηφιακού μάρκετινγκ και ηλεκτρονικού εμπορίου;

Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε πού η τεχνητή νοημοσύνη θα αποφέρει το μεγαλύτερο όφελος – είτε πρόκειται για την αυτοματοποίηση των εργασιών ρουτίνας, τη βελτίωση της ανάλυσης δεδομένων ή την επιτάχυνση της επικοινωνίας με τους αιτούντες. Εάν χρησιμοποιήσουμε τις δυνατότητές του εκεί που πραγματικά έχει νόημα, μπορούμε να αυξήσουμε σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την ποιότητα ολόκληρης της διαδικασίας πρόσληψης χωρίς να χάσουμε την ανθρώπινη πτυχή, η οποία είναι το κλειδί για την πρόσληψη. Και όχι μόνο στις προσλήψεις, αλλά γενικά στο HR, όπου υπάρχει σίγουρα κάτι που πρέπει να εξαλειφθεί.

🎤 Υπάρχουν εργαλεία ή προσεγγίσεις που θεωρείτε ιδιαίτερα επωφελείς;

Προσεγγίσεις:

• Ό,τι δεν μετράς, δεν το διαχειρίζεσαι.
• Χωρίς δεδομένα, δεν υπάρχουν αποφάσεις.
• Αν θέλετε αλλαγή, ξεκινήστε με τον εαυτό σας.
• Πολιτισμός είναι αυτό που κάνουμε όταν κανείς δεν παρακολουθεί.
• Ας φτιάξουμε ομάδες, όχι να καλύψουμε θέσεις.
• Το HR δεν πρέπει να ψάχνει αλλά να βρίσκει.

Εργαλεία:

• Υπολογιστικά φύλλα Excel/Google
• Ασάνα
• Αντίληψη
• ChatGPT
• Γάμμα
• Κάνβα
• Αργαλειός
• Συστήματα ATS και HRIS
• Χαλαρός
• Κοινόχρηστες μονάδες δίσκου και φάκελοι

🎤 Ποιες είναι οι μεγαλύτερες αλλαγές στην πρόσληψη ταλέντων για το ψηφιακό μάρκετινγκ και το ηλεκτρονικό εμπόριο που έχετε παρατηρήσει τα τελευταία χρόνια; Πώς μπορούν οι εταιρείες να προετοιμαστούν καλύτερα για αυτές τις αλλαγές;

Τα τελευταία χρόνια, υπήρξαν θεμελιώδεις αλλαγές στην πρόσληψη ταλέντων για το ψηφιακό μάρκετινγκ και το ηλεκτρονικό εμπόριο. Οι κύριοι παράγοντες είναι η επιτάχυνση ολόκληρης της διαδικασίας και η πίεση στην ποιότητα. Οι υποψήφιοι σήμερα δεν θέλουν να περιμένουν απάντηση. Αν δεν απαντήσουμε εντός δύο ημερών, πηγαίνουν αλλού. Η προσέγγιση πρέπει να είναι εξατομικευμένη, η προσφορά σαφής και η προσέγγιση κατά τη διάρκεια της συνέντευξης φιλική και επαγγελματική. Ταυτόχρονα, η εξειδίκευση αντιμετωπίζεται όλο και περισσότερο – προηγουμένως αναζητούσαμε έναν γενικό έμπορο, σήμερα είναι ειδικός στον αυτοματισμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικός στα πληρωμένα κοινωνικά δίκτυα ή αναλυτής που κατέχει το GA4. Κάθε ένας από αυτούς τους υποψηφίους έχει μια σαφή ιδέα για την αξία τους στην αγορά και τι περιμένουν από την εταιρεία.

Μια άλλη αλλαγή είναι ότι τα ταλέντα σε αυτόν τον τομέα συχνά αλλάζουν έργα, εταιρείες και πελάτες. Η εργασία για ξένες εταιρείες είναι κοινή επειδή οι ποιοτικοί υποψήφιοι έχουν πολύ καλά αγγλικά και δεν φοβούνται αυτήν την πρόκληση. Η πολυπλοκότητα των θέσεων έχει επίσης αυξηθεί σημαντικά – για παράδειγμα, ένας ειδικός της ΔΕΗ που προηγουμένως χειριζόταν όλες τις πτυχές αυτού του τομέα τώρα πρέπει να είναι ειδικός σε μια συγκεκριμένη κατεύθυνση. Οι εταιρείες πρέπει να προετοιμαστούν για αυτές τις αλλαγές, πράγμα που σημαίνει γρήγορη αντίδραση, εστίαση σε συγκεκριμένες δεξιότητες και εξατομικευμένη προσέγγιση για την προσέλκυση και διατήρηση ποιοτικών ταλέντων.

Οι εταιρείες μπορούν επίσης να προετοιμαστούν για αυτές τις αλλαγές μέσω προγραμμάτων πρακτικής άσκησης, πρακτικής άσκησης ή συνεργασίας με σχολεία, όπου μπορούν να αρχίσουν να αναπτύσσουν νέα ταλέντα από την αρχή της σταδιοδρομίας τους. Ένα άλλο βασικό βήμα είναι η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων εσωτερικών σχεδίων όπου οι νέοι μπορούν να συμμετάσχουν και να αποκτήσουν πρακτική εμπειρία. Είναι επίσης σημαντικό να προσφέρονται ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας ή δυνατότητα εξ αποστάσεως συνεργασίας. Πολλοί υποψήφιοι σήμερα αναζητούν εργασία που τους επιτρέπει μια ισορροπημένη επαγγελματική και προσωπική ζωή, και η ευελιξία στις συνθήκες εργασίας είναι συχνά καίριας σημασίας για αυτούς. Ταυτόχρονα, ο υποψήφιος μπορεί να είναι σε θέση να διατηρήσει τους προσωπικούς του πελάτες, τους οποίους μπορεί να μην θέλει να εγκαταλείψει.

🎤 Στο προφίλ σας, εμφανίζεται το σύνθημα “#sharingiscaring“. Πώς εφαρμόζετε αυτή τη φιλοσοφία κατά τη δημιουργία ομάδων HR σε ένα ταχέως μεταβαλλόμενο ψηφιακό περιβάλλον;

Πιστεύω στη δύναμη των εγχειριδίων, των λιστών ελέγχου, των κοινόχρηστων μονάδων δίσκου και των τακτικών συναντήσεων της ομάδας που επικεντρώνονται στην ανταλλαγή πληροφοριών. Βρήκα επίσης χρήσιμες τις συνεδρίες έμπνευσης, όπως υποδηλώνει το όνομα, επικεντρωμένες στην έμπνευση και τις βέλτιστες πρακτικές. Σε ομάδες όπου μοιραζόμασταν τακτικά εμπειρίες και δημιουργούσαμε συστηματικά wiki και εγχειρίδια, ήμασταν πάντα πιο αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι.

Η κοινή χρήση επιτυχιών είναι το κλειδί – εάν ηγείστε μιας ομάδας, η επιτυχία σας εξαρτάται από την ποιότητα της ομάδας και την ικανότητά σας να εργάζεστε με τα δυνατά της σημεία. Αλλά το μοίρασμα δεν αφορά μόνο θετικά πράγματα. Συζητούσαμε τακτικά τι μας ενοχλούσε στην ομάδα και τι δεν θέλαμε να κάνουμε. Μαζί, αναζητήσαμε τρόπους για να εξαλείψουμε αυτά τα προβλήματα και στο 90% των περιπτώσεων, πετύχαμε.

Πρακτικές προσεγγίσεις και στρατηγικές

🎤 Αναφέρετε ότι σας αρέσει να «επινοείτε έξυπνες λύσεις χωρίς προϋπολογισμό». Θα μπορούσατε να μοιραστείτε ένα παράδειγμα μιας δημιουργικής, χαμηλού κόστους πρωτοβουλίας HR που έφερε σημαντικά αποτελέσματα για μια εταιρεία ηλεκτρονικού εμπορίου;

Θυμήθηκα αρκετές καταστάσεις που, στο πλαίσιο της δεδομένης εταιρείας, εξοικονόμησαν χρόνο και χρήμα και μακροπρόθεσμα μας έσωσαν από περαιτέρω περιττά έξοδα.

✔️ HRIS – Στην εταιρεία, δεν είχαμε προϋπολογισμό για ένα σύστημα HRIS, οπότε η εταιρεία δεν χρησιμοποίησε ένα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μας έλειπαν στοιχεία σχετικά με τους υπαλλήλους, γεγονός που δυσκόλευε το έργο της διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού και του οικονομικού τμήματος. Δημιούργησα ένα εξελιγμένο Excel που περιείχε ό,τι κάνουν τα περισσότερα συστήματα HRIS, ώστε να έχουμε όλα τα δεδομένα διαθέσιμα και να μπορούμε να δουλέψουμε με αυτά. Αυτό μας επέτρεψε να μετρήσουμε και να αξιολογήσουμε διάφορες μετρήσεις, όπως διακυμάνσεις, μέση ηλικία, τάσεις χρήσης διακοπών, αύξηση μισθών με την πάροδο του χρόνου και να σχεδιάσουμε τον προϋπολογισμό και τα οικονομικά. Συνδέσαμε το Excel με το λογιστικό ημερολόγιο. Αυτό που προηγουμένως ήταν χαοτικό τώρα λειτουργεί με ένα ή δύο κλικ και εξοικονομεί δεκάδες λεπτά διοικητικής εργασίας.

✔️ HRIS 2 – Εντός της εταιρείας, είχαμε ένα ισχυρό HRIS από το οποίο δεν ήταν δυνατή η δημιουργία αναφορών. Αν θέλαμε να έχουμε μια σύνθετη έκθεση για τέσσερα διαφορετικά πράγματα μέσα σε ένα γράφημα, δεν ήταν δυνατό. Θα έπρεπε να συνδυάσουμε πολλούς διαφορετικούς πίνακες Excel, κάτι που θα διαρκούσε άσκοπα πολύ. Γνωρίζαμε ότι θα μεταβαίναμε σε άλλο σύστημα, αλλά έπρεπε να εντατικοποιήσουμε το HR για περίπου 4 μήνες. Δημιούργησα ένα Excel με προετοιμασμένες στήλες και τιμές, καθώς και αναφορές για HR, διευθυντές και CFO. Οι αναφορές χωρίστηκαν ανά υπεύθυνο προσλήψεων, ανά εβδομάδα, με διαφορετικές απόψεις ανάλογα με τις ανάγκες. Όταν καλέσατε έναν υποψήφιο, επιλέξατε κυρίως μεταξύ Ναι/Όχι σε μεμονωμένες στήλες και στο τέλος, ήταν σαφές εάν ο υποψήφιος προχωρούσε περαιτέρω ή όχι. Εκ των υστέρων, γνωρίζαμε γιατί (δεν) λειτούργησε, και οι προσλήψεις ήταν τελικά υπό εξέταση. Ιστορικά, δεν είχαμε καθόλου αυτά τα δεδομένα και κανείς δεν εργάστηκε με αυτά. Είχαμε γράψει ένα σενάριο κλήσης για το τραπέζι και την πρόσληψη, το οποίο ακόμη και ένας νεοφερμένος στην ομάδα θα μπορούσε να χειριστεί.

✔️ Κοινόχρηστη μονάδα δίσκου – Στο πλαίσιο του PFC, δημιούργησα μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου όπου κάθε εταιρεία μπορεί να βρει όλα όσα χρειάζεται για το HR. Από συμβάσεις, πρότυπα αναφοράς, έρευνες αγοράς και εγχειρίδια έως καταγεγραμμένη εσωτερική εκπαίδευση. Όταν ένας κατώτερος HR εντάσσεται στην εταιρεία, με τη βοήθεια της κίνησης, αποκτά μια ποιοτική βάση πάνω στην οποία μπορεί εύκολα να χτίσει.

✔️ Σύνδεσμοι και κρυφές σελίδες αντί για συνημμένα – Στο πλαίσιο της πρόσληψης, θέλαμε να παρέχουμε στους υποψηφίους κάτι επιπλέον. Αλλά όταν αποστέλλονται αρχεία, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά πέφτουν σε ανεπιθύμητα μηνύματα ή μερικές φορές ξεχνάμε να προσθέσουμε ένα συνημμένο (δυστυχώς, δεν ήταν δυνατό να προσθέσουμε ένα συνημμένο από προεπιλογή στο πρότυπο ATS). Έτσι, η ιδέα ήρθε να χρησιμοποιήσουμε αυτό που ήδη έχουμε, που είναι ο ιστότοπός μας. Στον ιστότοπο, δημιούργησα μη ευρετηριασμένες σελίδες που ήταν προσβάσιμες μόνο μέσω συνδέσμου και τις συμπλήρωσα με περιεχόμενο για υποψηφίους. Υπήρχαν ενότητες όπως: πώς να γράψετε ένα βιογραφικό σημείωμα, πού να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας, συστάσεις από τους εσωτερικούς μας ανθρώπους και πολλά άλλα. Ήταν πολύ επιτυχής, δεν κόστισε τίποτα και χρησιμοποιήσαμε ό,τι είχαμε ήδη διαθέσιμο. Κάναμε το ίδιο πράγμα κατά την επιβίβαση – δεν είχαμε ειδικό εργαλείο ενσωμάτωσης. Και πάλι, δημιουργήσαμε μια σελίδα όπου οι συμβάσεις ήταν διαθέσιμες για μελέτη, ένα βίντεο για την εταιρεία, πληροφορίες για την πρώτη ημέρα κ.λπ. Με αυτόν τον τρόπο, ξεφορτωθήκαμε ένα μεγάλο μέρος της διαχείρισης που σχετίζεται με τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων PDF για μεμονωμένους νεοεισερχόμενους.

Γενικά, πιστεύω ότι όταν ένα άτομο δεν έχει προϋπολογισμό, συχνά τον αναγκάζει να σκεφτεί πιο δημιουργικά.

🎤 Η λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων είναι το κλειδί τόσο στο ηλεκτρονικό εμπόριο όσο και στο σύγχρονο HR. Πώς προτείνετε τη σύνδεση αυτών των δύο κόσμων για καλύτερα αποτελέσματα;

Πάρα πολύ! Δεν μπορώ να φανταστώ ποιοτικά στρατηγικά βήματα στο HR χωρίς δεδομένα και εργασία με αυτά. Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας στα δεδομένα, μιλήστε τακτικά με την επιχείρηση, σκεφτείτε το κόστος και τις επενδύσεις. Η σύνδεση αφορά τη συζήτηση, την ακρόαση, την ενσυναίσθηση, αλλά και τη γνώση των όρων και των μετρήσεων.

🎤 Θα μπορούσατε να μοιραστείτε μια συγκεκριμένη μελέτη περίπτωσης από την πρακτική σας, όπου η προσέγγισή σας στο HR βοήθησε σημαντικά ένα έργο ηλεκτρονικού εμπορίου να ξεπεράσει μια πρόκληση;

Ένα συγκεκριμένο τεράστιο επίτευγμα δεν έρχεται στο μυαλό, αλλά μπορώ να αναφέρω μια περίπτωση από μια εταιρεία που είχε ATS αλλά τρομερά κακώς καθορισμένες διαδικασίες και αναφορές. Ήταν περίπλοκο και, επιπλέον, η εταιρεία επρόκειτο να αλλάξει το ATS της, οπότε δεν υπήρχε δυνατότητα να αλλάξει τίποτα. Αλλά έπρεπε να αρχίσουμε να προσλαμβάνουμε δεκάδες άτομα κάθε εβδομάδα και είχαμε τη φιλοδοξία να έχουμε τα πάντα βασισμένα σε δεδομένα. Ως εκ τούτου, δημιούργησα ένα προκαθορισμένο Excel που επέτρεψε την εύκολη παρακολούθηση βασικών μετρήσεων όπως η ταχύτητα απόκρισης, η ποιότητα κλήσης, οι λόγοι απόρριψης, ο μέσος χρόνος του υποψηφίου στη διαδικασία επιλογής, η διακύμανση και πολλά άλλα. Αυτό το Excel επέτρεψε τη λεπτομερή παρακολούθηση και αξιολόγηση του υπεύθυνου προσλήψεων βάσει συγκεκριμένων μετρήσεων, όχι υποκειμενικού συναισθήματος, και αυτό μας παρείχε ακριβή και μετρήσιμα αποτελέσματα.

Χάρη στην καλή δομή του πίνακα, ήταν δυνατή η εισαγωγή δεδομένων στο νέο ATS, οπότε δεν χάσαμε ιστορικά δεδομένα στα οποία εργαζόταν η ομάδα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Θεώρησα αυτό το κλειδί – να σκεφτώ πώς θα χρησιμοποιήσουμε αργότερα τα δεδομένα και να βεβαιωθώ ότι δεν θα τα χάσουμε κατά τη μετάβαση σε ένα νέο σύστημα.

Μια άλλη περίπτωση όπου δούλεψα με δεδομένα ήταν ένας συνδυασμός εσωτερικών ερευνών ικανοποίησης και μετρήσεων όπως η απόδοση, η διακύμανση και το ποσοστό προαγωγής. Αυτός ο συνδυασμός μας επέτρεψε να εντοπίσουμε γρήγορα ισχυρές και πιο αδύναμες ομάδες, αλλά μας βοήθησε επίσης να αποκαλύψουμε πιθανά προβλήματα με (μη) ποιοτικούς διευθυντές και να ανταποκριθούμε εγκαίρως για να βελτιώσουμε την απόδοση ολόκληρης της ομάδας.

Η τρίτη πρόκληση ήταν η εξοικονόμηση κόστους. Χάρη στα δεδομένα που είχαμε διαθέσιμα μακροπρόθεσμα και το κόστος παρακολούθησης με την πάροδο του χρόνου, μετά από αρκετές επαναλήψεις και αναλύσεις διαφόρων δεδομένων, διαπιστώσαμε ότι αντί να τερματίσουμε πολλά άτομα στην εταιρεία, θα μπορούσαμε να βρούμε εξοικονόμηση αλλού. Αυτή η διαδικασία μας επέτρεψε να εντοπίσουμε τομείς όπου θα μπορούσαμε να κατανείμουμε αποτελεσματικότερα τους πόρους χωρίς να χρειάζεται να μειώσουμε το κόστος προσωπικού. Είναι σημαντικό ότι αυτά τα μέτρα δεν επηρέασαν τη μακροπρόθεσμη απόδοση, την ποιότητα εργασίας ή την ικανοποίηση της ομάδας. Το κλειδί της επιτυχίας ήταν ένας συνδυασμός δεδομένων, λεπτομερούς γνώσης της εταιρείας και της στρατηγικής της και στενής συνεργασίας με τους διευθυντές. Αυτή η ενσωμάτωση δεδομένων στη διαδικασία λήψης αποφάσεων μας επέτρεψε να λάβουμε τεκμηριωμένη απόφαση και να επιτύχουμε εξοικονόμηση χωρίς αρνητικό αντίκτυπο στη συνολική απόδοση της εταιρείας.

Ατενίζοντας το μέλλον

🎤 Πώς πιστεύετε ότι θα είναι το μέλλον του HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο και το ψηφιακό μάρκετινγκ τα επόμενα χρόνια; Ποιες τάσεις πρέπει να παρακολουθούν οι εταιρείες;

Το μέλλον του HR στο ηλεκτρονικό εμπόριο θα επηρεαστεί κυρίως από την τεχνητή νοημοσύνη, την ανάλυση δεδομένων και τον αυτοματισμό. Αντιλαμβάνομαι τον συνδυασμό μάρκετινγκ, ανθρώπινου δυναμικού και προϊόντος ως κλειδί για την οικοδόμηση σταθερού και ποιοτικού ανθρώπινου δυναμικού που συμβάλλει ενεργά στην επιτυχία της εταιρείας.

Η σημασία των μαλακών δεξιοτήτων, όπως η δημιουργικότητα και η ικανότητα γρήγορης προσαρμογής στις αλλαγές, η ηγεσία, η ικανότητα επικοινωνίας εξ αποστάσεως κ.λπ., θα αυξηθεί επίσης. Αναμένεται ότι το υβριδικό μοντέλο εργασίας θα παραμείνει κυρίαρχο και οι εταιρείες θα επενδύσουν περισσότερο σε εργαλεία για απομακρυσμένη συνεργασία και εκπαίδευση.

Τάσεις και τι μας περιμένει με την έλευση των νεότερων γενεών:

• Ταχύτερες και πιο αυτοματοποιημένες προσλήψεις
• Εξάλειψη λειτουργιών και διοίκησης χάρη στις τεχνολογίες
• Ώρα για τους ανθρώπους και την ατομική τους ανάπτυξη
• Εστίαση στην εμπειρία των εργαζομένων
• Χρήση δεδομένων και αναλυτικών στοιχείων για πρόβλεψη τάσεων
• Έμφαση στις μαλακές δεξιότητες

Για την επιτυχία τα επόμενα χρόνια, θα είναι απαραίτητο για τις εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου να συνδέσουν τις τεχνολογικές καινοτομίες με τον ανθρώπινο παράγοντα. Μόνο τότε θα είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένα αποτελεσματικό, ευέλικτο και ελκυστικό περιβάλλον για ταλαντούχους επαγγελματίες που θα συμβάλουν στην ανάπτυξη της εταιρείας.

Επί του τελικού ερωτήματος

🎤 Τι συμβουλή θα δίνατε στους ιδιοκτήτες και διευθυντές εταιρειών ηλεκτρονικού εμπορίου που θέλουν να δημιουργήσουν πραγματικά ανταγωνιστικές και καινοτόμες ομάδες; Ποια είναι η συνταγή σας για εξαιρετικό HR που υποστηρίζει την ανάπτυξη της ψηφιακής επιχείρησης;

Για τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές εταιρειών ηλεκτρονικού εμπορίου που θέλουν να δημιουργήσουν πραγματικά ανταγωνιστικές και καινοτόμες ομάδες, θα τους συμβούλευα να ξεκινήσουν με τον εαυτό τους και να δώσουν ένα θετικό παράδειγμα για τους ανθρώπους στην εταιρεία τους. Είναι σημαντικό να πετάξεις τον εγωισμό και να θέλεις να χτίσεις επιτυχημένες ομάδες. Να θέλεις να μεγαλώνεις μέσα από τους ανθρώπους και να μπορείς να ακούς.

Είναι σημαντικό να επενδύσετε στους ανθρώπους και να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον όπου μπορούν συνεχώς να αναπτύσσονται και να φέρνουν αξία στην εταιρεία. Αυτό σημαίνει την παροχή ευκαιριών μάθησης στους εργαζόμενους, την υποστήριξη της δημιουργικότητας και της καινοτομίας και τη διασφάλιση ότι αισθάνονται μέρος ενός ευρύτερου σκοπού. Είναι επίσης σημαντικό να προσεγγίσετε την εργασία με ευελιξία – προσφέρετε επιλογές απομακρυσμένης εργασίας και προσαρμοστείτε στις ανάγκες μεμονωμένων μελών της ομάδας.

Και η συνταγή για εξαιρετικό HR; Μάθετε τι HR χρειάζομαι στην εταιρεία μου σήμερα, αλλά και σε ένα, δύο ή πέντε χρόνια, και επιδιώξτε το συστηματικά. Γίνετε υποστηρικτής και συνεργάτης της.